O que os escritórios percebem depois de organizar a recepção de clientes
Experiências reais de profissionais que passaram por um dos projetos da Pauta Firme — e o que mudou na prática.
Página InicialDepoimentos de escritórios
O que profissionais de diferentes áreas comentam sobre o processo depois do projeto encerrado.
Antes de chamar a Pauta Firme, a gente perdia consultas toda semana sem saber. Uma chegava pelo WhatsApp, outra por e-mail, e ninguém sabia quem estava responsável por cada uma. Depois do projeto de formulário e roteamento, isso parou de acontecer. O conjunto de perguntas que montamos junto ajudou muito a entender o perfil dos casos logo no primeiro contato.
O processo de implementação do CRM demorou cinco semanas, como prometido. Migramos todos os contatos que tínhamos espalhados em planilhas e o sistema ficou organizado de um jeito que a equipe realmente usa. O treinamento foi feito com as assistentes, não só comigo — e isso fez diferença. Só senti falta de uma sessão adicional algumas semanas depois da entrega.
Contratamos o programa maior porque somos uma consultoria com três unidades e precisávamos de um padrão que funcionasse igual nos três escritórios. O levantamento do estado atual foi o que mais impressionou — eles mapearam processos que a gente nem sabia que existiam de forma diferente entre as unidades. Os dashboards para sócios ficaram exatamente como precisávamos.
A parte do mapa de responsáveis foi o que mais resolveu para nós. Sempre que chegava uma consulta fora da nossa área, ficava sem dono por dias. Agora tem uma regra clara para cada tipo de caso e a recepcionista sabe para quem encaminhar sem precisar me perguntar. O manual ficou bem escrito, com capturas de tela, bem prático.
Estava com receio de que o projeto fosse complicado de implementar com a equipe que não é muito ligada em tecnologia. O que me surpreendeu foi como as sessões de treinamento foram feitas de forma simples — sem muita jargão técnico. A ferramenta escolhida era conhecida, só que nunca tinha sido usada do jeito certo. Agora está rodando.
O rastreamento de origem foi o que mais precisávamos. A gente investia em divulgação mas não sabia de onde vinha cada contato. Com o sistema configurado, ficou evidente que quase 60% das consultas vinham de indicação direta — e mudamos como alocamos esforço com base nisso. O projeto valeu pelo dado sozinho, além de toda a organização do processo.
Histórias de antes e depois
Três situações reais que mostram como o processo de entrada de clientes muda quando é estruturado de forma adequada.
Consultas chegando por quatro canais diferentes, sem responsável definido
Consultas chegavam por WhatsApp pessoal dos sócios, e-mail do escritório, formulário do site e ligação direta. Cada canal tinha um tratamento diferente ou nenhum. A equipe de recepção não sabia qual sócio era o responsável por cada tipo de caso.
Projeto de Formulário e Roteamento em 2 semanas. Desenhamos o conjunto de perguntas de triagem e um mapa de responsáveis com critérios claros por tipo de demanda. A recepcionista passou a ter um caminho definido para cada contato que chegasse.
Nas primeiras quatro semanas após o projeto, o escritório registrou retorno de contato em até 24h para 100% das consultas recebidas. Antes, a estimativa do próprio escritório era de 40% de perda sem resposta.
"Parece simples — mas nunca tínhamos colocado no papel quem responde pelo quê. Quando fizemos isso, a confusão acabou." — Sócio do escritório
CRM existente que a equipe parou de usar após seis meses
O escritório tinha contratado um CRM no ano anterior, mas a configuração inicial foi feita sem pensar no fluxo real de triagem. A equipe foi treinada pelo fornecedor da ferramenta, não no processo do escritório. Em seis meses, o sistema havia sido abandonado.
Projeto de Implementação de CRM em 5 semanas. Redesenhamos o pipeline dentro da plataforma que já tinham, migramos 1.400 contatos de planilhas antigas e realizamos quatro sessões de treinamento com foco nas situações do dia a dia do escritório de contabilidade.
Dois meses após o projeto, o CRM estava sendo usado por toda a equipe. O escritório relatou que conseguiu identificar, pelo histórico, três clientes potenciais que haviam entrado em contato meses antes e nunca receberam resposta completa.
"A ferramenta era a mesma. O que mudou foi como ela foi configurada para o nosso jeito de trabalhar." — Responsável pelo escritório
Três unidades com processos de triagem completamente diferentes entre si
A empresa tinha três escritórios em cidades diferentes e cada unidade havia desenvolvido seu próprio processo ao longo dos anos. Não havia visibilidade centralizada para os sócios e a mesma empresa poderia ser tratada como cliente novo em uma unidade e como prospecto em outra.
Programa de Operações de Entrada em 11 semanas. Levantamento do estado atual em cada unidade, desenho de um padrão unificado, configuração centralizada com dashboards para os sócios e treinamento separado para cada equipe. Entregamos o método de revisão trimestral ao final.
No primeiro mês com o processo unificado, os sócios identificaram que a unidade com menor faturamento tinha o maior volume de consultas sem resposta. A redistribuição de carga foi possível graças ao dashboard. O registro de referências revelou que 30% dos leads vinham de dois parceiros externos.
"Nunca tínhamos conseguido enxergar as três unidades ao mesmo tempo. Agora conseguimos tomar decisões com dados." — Diretora de Operações
Fale diretamente conosco
Prefere uma conversa antes de decidir? Entre em contato pelo canal mais conveniente.
Seu escritório também pode ter um processo de entrada que funciona
Conversa sem compromisso. Apresente o problema e descobrimos juntos qual formato de projeto faz mais sentido.
Solicitar Avaliação